Chuyển đổi số trong ngành tài chính: 5 nguyên tắc và công cụ chính trong năm 2023

3 Comments / Chuyển đổi số / By

Chuyển đổi tài chính số là một phương pháp toàn diện về quản lý tài chính sử dụng định hướng kỹ thuật số và công nghệ đổi mới. Khi được triển khai hiệu quả, nó có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm nâng cao hiệu quả, giảm thiểu lỗi, xử lý nhanh, tối ưu hóa phân bổ nhân lực vàđat được những lợi ích tài chính hữu hình. Những lợi ích đáng kể và rộng rãi liên quan đến phương pháp này đã thúc đẩy các CFO trên toàn thế giới áp dụng chuyển đổi quy trình tài chính. Tuy nhiên, do việc chuyển đổi tài chính số liên quan đến cải tiến từ đầu đến cuối của quy trình, phương pháp và thực tiễn kinh doanh nên đây có thể là một công việc đầy thách thức đáng kể. Mặc dù phạm vi công việc cần thiết để thực hiện chuyển đổi tài chính một cách hiệu quả có vẻ khó khăn, nhưng việc không thực hiện chuyển đổi có thể khiến công ty của bạn mất đi cơ hội quý giá. Đó là một rủi ro không thể chấp nhận được trong thị trường cạnh tranh và không khoan nhượng hiện nay.

1. Tự động hóa các quy trình số để hỗ trợ phát triển đội ngũ tài chính

Khi các doanh nghiệp trải qua quá trình tăng trưởng, họ phải đối mặt với vô số thách thức và tự động hóa đã nổi lên như một nhu cầu thiết yếu. Khi một công ty mở rộng và quy mô các phòng ban tăng lên, nhóm tài chính của công ty đó phải trải qua quá trình chuyển đổi số để theo kịp tốc độ. Do đó, các chuyên gia tài chính phải xác định các quy trình chuyển đổi số phù hợp để tự động hóa và sử dụng hiệu quả.

Pavla, công ty quản lý hơn 2.200 khách hàng, đã xác định hai ưu tiên quan trọng cần được chú ý. Thứ nhất, thanh toán đặt ra một thách thức do tính chất phức tạp của cấu trúc định giá và thanh toán, bao gồm xử lý thanh toán, thanh toán đăng ký, phí một lần và phí giao dịch. Để giải quyết vấn đề này, Mews đã phát triển một công cụ nội bộ để quản lý đăng ký, được đồng bộ hóa với Salesforce và bộ phận tài chính của họ bằng Zapier.

Thứ hai, quy trình đóng chung hàng tháng là một lĩnh vực quan trọng cần sớm tự động hóa, vì đây là quy trình phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp. Với nhiều người và thành phần phụ thuộc liên quan, việc thiết lập trước mọi thứ là điều cần thiết để có thể tổng hợp toàn bộ Báo cáo lợi nhuận và lỗ trong vòng 5 đến 6 ngày. Pavla đề xuất Asana và quản lý theo dõi tác vụ để đạt được kết quả mạnh mẽ về mặt này.

Finance digital automation

2. Sử dụng các công cụ phù hợp cho hoạt động tài chính hiện đại

Quentin phải đối mặt với những thách thức tương tự trong Double, mặc dù công ty có quy mô nhỏ hơn đáng kể. Đội tài chính chỉ bao gồm hơn một người nhưng những thách thức là như nhau, đặc biệt là trong việc khách hàng thanh toán, do có nhiều ngoại lệ về giá và khối lượng lớn dữ liệu từ hệ thống của họ, cũng như việc đóng cửa hàng tháng.

Để giải quyết những thách thức này, Quentin đã áp dụng phương pháp tập trung, sử dụng QuickBooks cho tất cả các mục đích kế toán và một số mục đích báo cáo. Bộ phận công nghệ tài chính của công ty bao gồm Stripe để lập hóa đơn, Carta để quản lý quyền sở hữu của nhân viên, tập lệnh Google Trang tính tự động để thanh toán và Zapier để kết nối hầu hết các hệ thống. Tuy nhiên, Quentin nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo rằng tất cả thông tin được truyền liên tục và tự động giữa các hệ thống này.

Tuy nhiên, Quentin ũng thừa nhận rằng để đạt được chuyển đổi tài chính số đòi hỏi những kỹ năng cụ thể. Là một công ty công nghệ, Double có quyền truy cập vào các tài nguyên kỹ thuật để thực hiện các khoản đầu tư cần thiết và phát triển các tập lệnh nhằm đơn giản hóa chức năng tài chính, đặc biệt khi đây là một phần cơ bản đối của tổ chức.

3. Tập trung dữ liệu từ hệ thống công cụ phức tạp

Khi Pavla lựa chọn các công cụ kỹ thuật số cho đội ngũ tài chính của mình, cô ấy đang quản lý một nhóm gồm 14 người. Tuy nhiên, công ty đã phát triển nhanh chóng và trong vòng 4 năm, đội ngũ đã mở rộng tới hơn 300 cá nhân, điều này thật bất ngờ đối với Pavla.

Mặc dù vậy, Mews vẫn hoạt động trên các công cụ ban đầu của mình, bao gồm Xero, Dext để quản lý chi phí và ApprovalMax để phê duyệt. Để tổng hợp báo cáo, các tệp Excel được kết nối với cơ sở dữ liệu được sử dụng, được làm mới thường xuyên và chúng đã được chứng minh là ổn định.

Pavla coi kho dữ liệu là một phần quan trọng trong hệ thống công nghệ của công ty. Các công cụ và bộ đồng bộ hóa Microsoft Azure ETL được sử dụng để đảm bảo rằng tất cả các công cụ được sử dụng trong công ty đều được kết nối và lưu trữ trong một kho dữ liệu duy nhất. Mặc dù nhiều quy trình lẽ ra phải được tự động hóa bằng ERP nhưng thay vào đó lại được tự động hóa thông qua các kết nối và thiết lập cơ sở dữ liệu, và chúng đã thành công trong việc tối ưu hóa các hoạt động của công ty.

Đối với Quentin, việc có một “hồ dữ liệu” đóng vai trò là kho lưu trữ tập trung cho tất cả dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc là rất quan trọng. Điều này cho phép phân tích và thao tác dữ liệu ở một nơi. Bất kể nguồn gốc của sự thật là gì, việc xây dựng một kho dữ liệu mạnh mẽ cho phép các nhóm tài chính hỗ trợ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của toàn bộ tổ chức của họ.

4. Xây dựng bot kỹ thuật số của riêng bạn

Johan phải đối mặt với thách thức mở rộng chức năng tài chính của Rainbird Technologies mà không phát sinh thêm chi phí nhân sự, bên cạnh nhu cầu quản lý quy trình hiệu quả hơn. Để giải quyết vấn đề này, nhóm đã phát triển một bot tài chính số có thể “xác định các dự án R&D trong doanh nghiệp, tương tự như cách con người sẽ làm”. Thông qua Slack, bot liên lạc với các trưởng bộ phận hàng tháng để đánh dấu bất kỳ dự án mới nào có liên quan đến R&D hay không. Bot tài chính đang được đào tạo để hỗ trợ nhiều hơn cho quá trình chuyển đổi tài chính số của công ty và liên tục đạt được các kỹ năng mới để giúp mở rộng chức năng tài chính, hiện chỉ bao gồm hai thành viên.

5. Tuyển dụng và phát triển các kỹ năng số

Sở hữu các kỹ năng liên quan đến dữ liệu có thể là lợi thế trong giai đoạn đầu thành lập công ty. Theo Quentin, “nhiều kỹ năng công nghệ phần mềm rất hữu ích trong lĩnh vực tài chính và có mối liên hệ qua lại giữa hai lĩnh vực này.”

Đội ngũ của anh ấy có sự hiện diện kỹ thuật số mạnh mẽ. “Mọi vai trò đều yêu cầu cách tiếp cận dựa trên dữ liệu và sử dụng công nghệ. Liên quan đến sự kết hợp giữa tài chính và vận hành, chúng tôi có mọi thứ trong đội ngũ công ty và có thể xác định người tốt nhất để quản lý từng chức năng khi chúng tôi mở rộng.”

Trong tương lai, khi công ty mở rộng, anh ấy dự định sẽ tuyển thêm nhiều chuyên gia. “Khi chúng tôi mở rộng, chúng tôi sẽ có thể thuê một người tập trung vào việc gia tăng giá trị mà chúng tôi không thể thu được từ những hệ thống đó.”

Pavla cũng đồng ý với chiến lược này. Nhân sự được thuê thứ ba của cô ấy là một sinh viên kỹ thuật có kỹ năng SQL xuất sắc, người có thể tạo macro và tự động hóa cơ bản để hỗ trợ đội ngũ tài chính.

Khi họ không cần phải xuất báo cáo kế toán từ sổ cái rồi tạo bảng tổng hợp, điều đó làm cho mọi thứ đơn giản hơn đối với những người còn lại trong nhóm. Họ đã có một báo cáo Power BI nơi họ chỉ cần lọc ra các tài khoản mà họ cần."

"Ngay khi có thể, tôi sẽ đề xuất tuyển dụng một người có kỹ năng SQL, ít nhất là cho báo cáo và có thể là cho sổ cái hàng năm."

Khi tổ chức mở rộng, các kỹ năng liên quan đến dữ liệu càng trở nên cần thiết hơn, trái ngược với quan điểm phổ biến. Theo Johan, tuyển dụng nhân viên kỹ thuật trở nên quan trọng hơn khi công ty mở rộng. “Nếu tôi phải tuyển dụng ai đó trong tương lai, thì đó sẽ là một nhà khoa học dữ liệu. Tôi cần một người có thể đánh giá dữ liệu và trích xuất những thông tin sâu sắc ngoài lĩnh vực tài chính.”

Pavla khuyến nghị rằng các chuyên gia tài chính không chắc chắn về cách xác định và đánh giá những tài năng phù hợp cho nhóm thì nên dựa vào các thành viên khác trong nhóm. “Việc nhờ một đồng nghiệp là lập trình viên hỗ trợ bạn xác định người đó trong một cuộc phỏng vấn có thể hữu ích. Tôi đã có những đồng nghiệp giỏi kỹ thuật hơn tôi giúp tôi kiểm tra những người mà tôi tuyển dụng.”

Vì sao chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính lại quan trọng?

Ngành tài chính bắt buộc phải chuyển đổi sang các hoạt động số để theo kịp công nghệ mới nổi và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mặc dù các sáng kiến chuyển đổi số phục vụ khách hàng đã được chứng minh là có lợi, nhưng ngành tài chính vẫn thiếu những nỗ lực số hóa các hoạt động nội bộ..

Sự chuyển đổi số đã cách mạng hóa phần giao tiếp với khách hàng của ngành công nghiệp, dù đó là thông qua các dịch vụ quản lý ngân sách dựa trên trí tuệ nhân tạo như Digit hay các nền tảng thanh toán tức thời như PayPal. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng phải tập trung vào quá trình chuyển đổi số cho các hoạt động văn phòng. Phương pháp này làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tối ưu hóa các chức năng kinh doanh và tăng cường cung cấp dịch vụ. Những lợi ích của sự chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính như sau:

Giảm thiểu sai sót và báo cáo: Chức năng tài chính có thể bị ảnh hưởng bởi lỗi của con người, bất kể trình độ chuyên môn của các chuyên gia tài chính. Những sai sót đơn giản, chẳng hạn như lỗi chính tả, liên kết bị hỏng và dữ liệu lỗi thời, có thể gây ra những vấn đề đáng kể. Chuyển đổi số ủng hộ việc sử dụng một nền tảng duy nhất cung cấp một cái nhìn toàn diện cho các báo cáo và các con số trong đó, giúp phát hiện sai sót dễ dàng hơn. Hơn nữa, dữ liệu được chia sẻ và cập nhật trong một hệ thống duy nhất, giảm thiểu khả năng dữ liệu bị lỗi thời. Tập trung hóa và sắp xếp mọi thứ giữa các phòng ban giúp giảm sai sót và tuân thủ tốt hơn các quy định và luật tài chính.

Bảo mật nâng cao: Hoạt động tài chính yêu cầu xử lý dữ liệu có tính bảo mật cao và các chuyên gia tài chính có thể không phải là chuyên gia an ninh mạng. Do đó, trách nhiệm của các CFO và các nhà lãnh đạo khác là tìm ra một hệ thống ưu tiên bảo mật thông tin. Một hệ thống số hóa cho phép dữ liệu mật được lưu trữ trong một hệ thống đám mây an toàn. Các giải pháp SaaS phục vụ cho các nhóm tài chính thường cung cấp bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu quan trọng và hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu đó, ngay cả trong một nhóm.

Advanced Analytics Digital transformation empowers you and your team to leverage numbers, formulas, and other critical data to work for you, not the other way around. With innovative machine learning, AI, and real-time data processing, advanced analytics are easily accessible.

Việc xem xét thủ công các phân tích có thể được cải thiện hoàn toàn, giúp cải thiện độ chính xác và giảm thời gian phải bỏ ra. Phân tích tự động, linh hoạt và không phụ thuộc vào quy trình thủ công, có thể cung cấp thông tin chi tiết thông minh với giải pháp phù hợp.

Cải thiện hiệu suất của nhân viên: Cung cấp các giải pháp tự động hóa và hợp tác hiệu quả cho đội ngũ tài chính của bạn là chìa khóa thành công của họ. Các công cụ kỹ thuật số tối ưu hóa các nhiệm vụ tẻ nhạt, lặp đi lặp lại như quản lý nhà cung cấp, dự báo dòng tiền, phân bổ chi phí và chuẩn bị kiểm toán, giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên.

Tối ưu hóa các công cụ tìm kiếm, tự động hóa thực thi tác vụ và nâng cao quy trình kinh doanh là những yếu tố thiết yếu của quá trình chuyển đổi số. Cuối cùng, chuyển đổi số cung cấpsự hỗ trợ cho đội ngũ tài chính, đơn giản hóa công việc của họ và tăng hiệu quả hoạt động.

Những bài học quan trọng cho quá trình chuyển đổi số trong tài chính Mặc dù bị tụt lại phía sau trong các hoạt động hỗ trợ tài chính, nhưng quá trình chuyển đổi số đang đạt được đà phát triển, đặc biệt là trong bối cảnh đại dịch gần đây. Sự không chắc chắn vẫn tồn tại, khiến việc triển khai các quy trình kỹ thuật số cho phép các nhóm làm việc từ xa hoặc áp dụng liền mạch chức năng làm việc kết hợp với các công cụ cần thiết trở nênrất quan trọng.

3 thoughts on “Finance digital transformation: 5 key rules & tools for 2023”

  1. vorbelutr ioperbir

    I have been surfing online greater than three hours as of late, but I never found any interesting article like yours. It¦s lovely price sufficient for me. In my view, if all site owners and bloggers made just right content as you did, the web shall be a lot more useful than ever before.

    Reply

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

viVietnamese
en_USEnglish viVietnamese